การบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ

สำหรับการทำกิจการในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็ก ขนาดใหญ่ หรือขนาดใดๆ จดทะเบียนหรือไม่จดทะเบียน กฎหมายบังคับให้ต้องมีการจัดทำบัญชี ปัญหาประการหนึ่งของผู้ประกอบการรายย่อยที่พบคือ การไม่ทราบตัวเลขในการดำเนินกิจการของตัวเอง ไม่ทราบว่า ลงทุนไปเท่าไหร่ ขายได้วันละเท่าไหร่ มีสินค้าคงเหลือเท่าไหร่ แม้กระทั่งกำไรเท่าไหร่ ยังไม่สามารถคำนวณออกมาได้

 

หรือแม้ว่าจะสามารถคำนวณกำไรได้คร่าวๆ แต่ก็นำเงินในส่วนนี้ไปใช้ส่วนตัว ใช้ในครอบครัว ไม่มีการแยกเงินของกิจการ กับที่ใช้ส่วนตัว ดังนั้น จึงพบอยู่เสมอว่า บางกิจการมีรายได้ดี ยอดขายดี แต่ขายไป ขายไป กลับต้องเลิก เพราะผู้ประกอบการมีหนี้สินอีรุงตุงนัง
     
ทางหนึ่งที่จะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ คือการทำบัญชี เพราะจะทำให้ทราบที่มาที่ไปของตัวเลขภายในกิจการ ซึ่งแม้กระทั่งบัญชีรายรับ รายจ่ายในครอบครัว ควรที่จะจัดทำ เพื่อให้การใช้เงินเป็นไปอย่างมีระบบ ระเบียบ และมีวินัยทางการเงินนั่นเอง
     
สำหรับการทำกิจการในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็ก ขนาดใหญ่ หรือขนาดใดๆ จดทะเบียนหรือไม่จดทะเบียน กฎหมายบังคับให้ต้องมีการจัดทำบัญชี
     
การนำเสนอเรื่องราวของการจัดทำบัญชี ในครั้งนี้ "เส้นทางเศรษฐี" ได้ประมวลข้อมูล ทั้งจากเอกสาร และจากการบรรยายที่จัดขึ้นโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ที่ให้ความรู้แก่ผู้ประกอบการทั่วไปในเรื่องของการจัดทำบัญชีตามกฎหมาย ซึ่งเป็นเรื่องง่ายๆ ไม่ซับซ้อน หรือแม้หากว่าจะซับซ้อนบ้าง ผู้ประกอบการควรจะต้องทราบ เพราะเป็นเรื่องที่กฎหมายกำหนด และมีบทลงโทษปรับ ดังนั้น หากคิดจะทำธุรกิจการค้าให้เติบโตก้าวหน้า และมั่นคงต่อไปในอนาคต ผู้ประกอบการควรจะต้องเปิดใจรับสิ่งเหล่านี้ เพราะเป็นกฎกติกาที่ทางฝ่ายรัฐกำหนดขึ้นให้ต้องปฏิบัติตาม
     
จากเอกสารประกอบการบรรยายในครั้งนี้ ระบุว่า ธุรกิจในประเทศไทยส่วนใหญ่ เป็นธุรกิจแบบครอบครัว ทำให้ขาดระเบียบวินัยและประสิทธิภาพในการบริหารงาน ไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่ ไม่มีระบบการควบคุมภายในและตรวจสอบที่ดี และยิ่งไปกว่านั้น ผู้บริหารธุรกิจยังไม่เห็นความสำคัญหรือสนใจต่อข้อมูลทางการบัญชีต่างๆ แต่จะจัดทำและปฏิบัติเพื่อให้เป็นไปตามขั้นตอนของกฎหมายเท่านั้น โดยส่วนใหญ่จะจ้างสำนักงานรับทำบัญชีจัดทำบัญชีและจัดหาผู้สอบบัญชีให้ด้วย
     
นอกจากนี้ ธุรกิจบางส่วนจัดทำบัญชีเพื่อหลีกเลี่ยงภาษี แต่ปัจจุบัน การจะทำเช่นนั้นอาจจะยากขึ้น เนื่องจากมีกฎหมายออกมาควบคุม นั่นคือ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ที่กำหนดให้ผู้ทำบัญชีมีคุณสมบัติและเงื่อนไขในการทำบัญชี และให้ทำบัญชีเป็นไปตามความเป็นจริง และผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะต้องให้ความร่วมมือกับผู้ทำบัญชี ในการส่งมอบเอกสาร หลักฐานที่ใช้บันทึกให้ถูกต้อง ทั้งนี้ กฎหมายมีบทกำหนดโทษค่อนข้างสูง ซึ่งจะทำให้ข้อมูลทางการบัญชีเป็นข้อมูลที่แท้จริง นำไปใช้ประโยชน์ได้ แต่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ยังไม่ได้นำข้อมูลดังกล่าวมาช่วยตัดสินใจกำหนดทิศทางธุรกิจ ซึ่งแตกต่างจากธุรกิจขนาดใหญ่ที่จะให้ความสนใจและความสำคัญอย่างมากต่อข้อมูลทางการบัญชี เพื่อนำไปวิเคราะห์หรือตัดสินใจในการบริหารงาน เพราะนอกจากจะทำงบการเงินเพื่อส่งหน่วยราชการแล้ว ยังจัดทำรายละเอียดเพิ่มขึ้น เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจทางธุรกิจด้วย
     
การบรรยายในครั้งนี้ มี คุณสุรางค์ ปิยะกุลชัยเดช นักวิชาการพาณิชย์ 7 สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า มาให้ความรู้ ในเบื้องต้น ควรแยกให้เห็นความแตกต่างของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี และผู้ทำบัญชีก่อน ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีคือใคร
     
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี 2543 (ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่า กฎหมายบัญชี) กำหนดว่าคือผู้มีหน้าที่จัดให้มีการจัดทำบัญชี ซึ่งประกอบด้วย ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร สถานที่ประกอบธุรกิจเป็นประจำ และบุคคลธรรมดา, ห้างหุ้นส่วนสามัญที่มิได้จดทะเบียนตามที่รัฐมนตรีประกาศ
     
ส่วนผู้ทำบัญชี คือ ผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีของธุรกิจ ซึ่งอาจจะเป็นลูกจ้าง หรือเจ้าของกิจการก็ได้ หรืออาจจ้างสำนักงานบัญชีจัดทำ โดยผู้ทำบัญชีของธุรกิจจะต้องมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด

สำหรับคุณสมบัติของผู้ทำบัญชี ที่กฎหมายกำหนด ได้แก่

1. มีภูมิลำเนาหรือถิ่นที่อยู่ในราชอาณาจักร
2. มีความรู้ภาษาไทยเพียงพอที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ทำบัญชีได้
3. ไม่เคยต้องโทษจำคุกในความผิดตามกฎหมายบัญชี กฎหมายผู้สอบบัญชี หรือกฎหมายวิชาชีพบัญชี เว้นแต่พ้นโทษมาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี
4. มีคุณสมบัติด้านคุณวุฒิการศึกษา ตามขนาดธุรกิจที่กำหนดในแต่ละกลุ่ม ดังนี้

กลุ่มที่ 1 ผู้ทำบัญชีของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัทจำกัด ที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ซึ่ง ณ วันปิดบัญชีในรอบปีที่ผ่านมา มีทุนจดทะเบียนไม่น้อยกว่า 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ต้องมีคุณวุฒิไม่ต่ำกว่าอนุปริญญาหรือประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง (ปวส.) ทางการบัญชีหรือเทียบเท่า จากสถาบันการศึกษา ซึ่งทบวงมหาวิทยาลัยหรือสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) หรือกระทรวงศึกษาธิการ เทียบเท่าไม่ต่ำกว่าอนุปริญญาหรือประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง (ปวส.) ทางการบัญชี
         
กลุ่มที่ 2 ผู้ทำบัญชีของธุรกิจดังต่อไปนี้ ต้องมีคุณวุฒิไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี หรือเทียบเท่า จากสถาบันการศึกษาที่ทบวงมหาวิทยาลัย หรือสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) หรือกระทรวงศึกษาธิการ เทียบเท่าไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี

• ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัทที่มีทุนจดทะเบียนหรือสินทรัพย์รวมหรือรายได้รวม รายการใดรายการหนึ่งเกินกว่าที่กำหนดในกลุ่ม 1
• บริษัทมหาชนจำกัด
• นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย
• กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร
• ผู้ประกอบธุรกิจธนาคาร เงินทุน หลักทรัพย์ เครดิตฟองซิเอร์ ประกันชีวิต และประกันวินาศภัย
• ผู้ประกอบธุรกิจซึ่งได้รับการส่งเสริมการลงทุนตามกฎหมายว่าด้วยการส่งเสริมการลงทุน         

กลุ่มที่ 3 ผู้ทำบัญชีของบุคคลธรรมดาหรือห้างหุ้นส่วนที่มิได้จดทะเบียน ซึ่งรัฐมนตรีประกาศให้เป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เจ้าของธุรกิจจะเป็นผู้ทำบัญชีของตนเองก็ได้ โดยไม่ต้องมีคุณวุฒิ แต่หากไปมอบให้ผู้อื่นจัดทำคุณวุฒิของผู้ทำบัญชีให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในกลุ่ม 1 หรือกลุ่ม 2 โดยอนุโลม
     
ผู้ทำบัญชีของธุรกิจที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาทนั้น หากทุนจดทะเบียนสินทรัพย์รวม หรือรายได้รวมเปลี่ยนแปลงไปจนทำให้ผู้ทำบัญชีเดิมไม่มีคุณสมบัติของการเป็นผู้ทำบัญชีของธุรกิจนั้นอีกต่อไป ผู้ทำบัญชีเดิมนั้นสามารถเป็นผู้ทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีดังกล่าวต่อไปอีกเป็นเวลา 2 ปี นับตั้งแต่วันสิ้นรอบปีบัญชีที่มีการเปลี่ยนแปลง
     
เมื่อทราบแล้วว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ได้แก่ใครบ้าง และผู้ทำบัญชี จะเป็นใคร มีคุณสมบัติอย่างไร มาถึงหน้าที่ของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย ได้แก่

• จัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว
• ควบคุมดูแลผู้ทำบัญชีให้จัดทำบัญชีตรงต่อความจริงและถูกต้อง ซึ่งหลักในการทำบัญชีนั้น มีอยู่ว่า จะต้องมีความถูกต้องกล่าวคือ ถูกต้องตามหลักกฎหมายบัญชี (พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543) และตามหลักการบัญชี (มาตรฐานบัญชี) นอกจากนี้ ยังจะต้องครบถ้วน คือทุกรายการที่เกิดขึ้นจากการประกอบกิจการได้นำมาบันทึกบัญชี รวมทั้ง ต้องเชื่อถือได้ นั่นคือ ต้องมีรายการเกิดขึ้นจริง และมีเอกสารหลักฐานสนับสนุน     

ในส่วนของการจัดทำบัญชีนั้น จะต้องประกอบด้วย 4 หัวข้อหลัก ซึ่ง คุณสุรางค์ บอกว่า เวลาสารวัตรบัญชีออกไปตรวจสอบ ก็จะตรวจใน 4 หัวข้อนี้คือ
     
1. ชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ มีอยู่ 3 ประเภทหลักคือ 1. บัญชีรายวัน 2. บัญชีแยกประเภท และ 3.บัญชีสินค้า ประเภทแรก บัญชีรายวัน ได้แก่

• บัญชีรายวันรับเงิน เป็นบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการต่างๆ ที่เกี่ยวกับการได้รับเงินสด หรือการเพิ่มขึ้นในเงินฝากธนาคาร และกรณีถ้ามีบัญชีธนาคารหลายบัญชี ต้องแยกแต่ละเลขที่บัญชีธนาคาร
• บัญชีรายวันจ่ายเงิน เป็นบัญชีขั้นต้นที่จะใช้บันทึกรายการต่างๆ ที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินสด หรือการลดลงของเงินฝากธนาคาร และกรณีถ้ามีบัญชีธนาคารหลายบัญชี ต้องแยกแต่ละเลขที่บัญชีธนาคาร
• บัญชีรายวันซื้อ เป็นบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกเฉพาะรายการที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
• บัญชีรายวันขาย เป็นบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกเฉพาะรายการที่เกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
• บัญชีแยกประเภท เป็นบัญชีที่จัดทำขึ้นเพื่อแยกต่างหากสำหรับรายการต่างๆ ในงบการเงิน โดยผ่านรายการตามประเภทบัญชีที่เกิดขึ้น เช่น บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ และเจ้าหนี้
• บัญชีสินค้า/วัตถุดิบ เป็นบัญชีที่แสดงการเคลื่อนไหวของปริมาณสินค้าหรือวัตถุดิบแต่ละชนิด และประเภทว่ามีปริมาณรับเข้ามา จ่ายออกไป และยอดคงเหลือเท่าใด โดยจะแสดงมูลค่าต่อหน่วย และมูลค่ารวมด้วยหรือไม่ก็ได้ ซึ่งตามกฎหมายบัญชีกำหนดให้ธุรกิจที่ทำการผลิตหรือ ธุรกิจซื้อขายสินค้าต้องจัดทำบัญชีสินค้า หรือวัตถุดิบด้วย     

2. ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ได้แก่ ข้อความที่หน้าปกบัญชี ต้องมี 3 เรื่อง คือ 1. เป็นบัญชีของใคร (ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี) 2. ประเภทของบัญชี เช่น บัญชีเงินสด บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท และ 3. เป็นบัญชีเล่มที่เท่าไหร่ กรณีที่มีหลายเล่ม ส่วนในตัวบัญชี อย่างน้อยต้องมี ชื่อบัญชี ซึ่งแยกออกมาจากชื่อบัญชีหลัก เช่น ค่าเงินเดือน ค่าโทรศัพท์ ค่าไฟฟ้า ค่าบริจาค และวันที่ลงบัญชี
     
3. ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี
     
4. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ที่ได้รับมาจากการซื้อสินค้า ซึ่งจะเป็นใบเสร็จตัวจริง ใบรับสินค้า ใบกำกับสินค้า เป็นต้น, เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงินที่ออกให้แก่ลูกค้า ซึ่งจะเป็นตัวจริง ส่วนตัวผู้ประกอบการก็จะเก็บเป็นตัวสำเนาไว้ และสุดท้าย เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อใช้ภายในกิจการ เช่น ใบบันทึกรายการต่างๆ เป็นต้นว่า ภายในกิจการต้องซื้อทิชชู หรือน้ำยาล้างห้องน้ำ หากไม่มีใบเสร็จมา ทางสถานประกอบการก็อาจจะบันทึกขึ้นมาเอง โดยเขียนเป็นรายการไว้ว่า ซื้ออะไรมา เมื่อวันที่เท่าไหร่ ใช้ไปเพื่อการอะไร
     
ทั้งนี้ คุณสุรางค์ ว่า ปกติเอกสารสองประเภทแรก จะได้รับความเชื่อถือมากกว่าประเภทที่สาม แต่อย่างไรก็ตาม หากเป็นรายการที่เกิดขึ้นจริง แต่ไม่มีใบเสร็จ คงต้องใช้วิธีจัดทำเอกสารขึ้นมาในลักษณะนี้ ตัวอย่างนอกจากนี้ได้แก่ จ้างมอเตอร์ไซค์รับจ้าง หรือนั่งรถแท็กซี่ ในการประกอบการงานในกิจการนั้นๆ แต่ไม่มีใบเสร็จ ให้ทำรายการลักษณะนี้เป็นต้น แต่จะต้องมีลายมือชื่อของผู้อนุมัติรายการ ซึ่งเป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติด้วย
     
นอกจากนี้ การทำบัญชี ตามกฎหมายบัญชีคือ ให้เริ่มทำบัญชี นับแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียน หรือวันเริ่มประกอบกิจการ เมื่อทราบถึงรายละเอียดผู้ทำบัญชี และการทำบัญชี แล้ว มาถึงการปิดงบการเงิน การปิดงบการเงิน ต้องปิดตามที่กฎหมายกำหนด นั่นคือ จดทะเบียนวันที่เท่าไหร่ก็ได้ แต่ต้องปิดงบภายใน 12 เดือน เช่น จดทะเบียนวันที่ 21 มกราคม 2549 ถ้าสะดวกเอาตามปีปฏิทิน ก็ใช้วันที่ 31 ธันวาคม 2549 หรือใช้ว่า ภายใน 12 เดือน คือปิดวันที่ 21 มกราคม 2549 ก็ได้ ถ้ารอบแรก ปิดเมื่อไหร่ รอบต่อไปก็ต้องชน 12 เดือน ทั้งนี้ ต้องดูข้อบังคับบริษัทด้วย นั่นคือต้องยึดข้อบังคับบริษัทเป็นหลัก
     
ส่วนการนำส่งงบการเงิน สำหรับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนนิติบุคคลต่างประเทศ กิจการร่วมค้า จะต้องจัดทำและยื่นงบการเงินภายใน 5 เดือน นับแต่วันปิดบัญชี ส่วนบริษัทจำกัด และบริษัทมหาชนจำกัด จะต้องจัดทำ และยื่นงบการเงินภายใน 1 เดือน นับแต่วันที่งบการเงินได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่
     
ทั้งหมดนี้ เป็นรายละเอียดเบื้องต้นของการจัดทำบัญชี ที่ผู้ประกอบการจะต้องตระหนักรับรู้ และดำเนินให้ถูกต้อง เพราะตามกฎหมายจะกำหนดให้มีสารวัตรบัญชี และสารวัตรใหญ่บัญชี สามารถออกไปตรวจสอบบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ในการประกอบการลงบัญชี ในสถานที่ทำการหรือสถานที่เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ในการประกอบบัญชี หรือสถานที่รวบรวมหรือประมูลข้อมูลของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ซึ่งหากไม่เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด ก็อาจจะสั่งเป็นหนังสือให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี หรือผู้ทำบัญชีมาให้ถ้อยคำหรือส่งบัญชี เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี รวมทั้งเชิญบุคคลที่เกี่ยวข้องมาให้ถ้อยคำได้
     
นอกจากนี้ ยังมีอำนาจในการยึด อายัด บัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ในการประกอบการลงบัญชีได้ และสุดท้าย มีอำนาจเปรียบเทียบปรับผู้กระทำความผิดได้ ส่วนบทกำหนดโทษนั้น จะยกตัวอย่างพอให้เห็นภาพ เช่น ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่จัดทำงบการเงินและยื่นงบการเงินภายในเวลาที่กำหนด มีบทกำหนดโทษคือปรับไม่เกิน 50,000 บาท หรือหากไม่ส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้อง มีบทกำหนดโทษคือ ปรับไม่เกินหนึ่งหมื่นบาท
     
อย่างไรก็ตาม ผู้ที่สนใจในเรื่องนี้อาจจะซื้อ พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 มาอ่านได้ จากร้านหนังสือทั่วไป หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป